A. Tahap Persiapan Pelaksanaan
Dalam tahap persiapan pelaksanaan kegiatan pembangunan ada 7 (tujuh ) tahapan yang harus dilakukan , yaitu :
1. Penetapan pelaksana kegiatan.
2. Penyusunan rencana kerja.
3. Sosialisasi kegiatan
4. Pembekalan pelaksana kegiatan
5. Penyiapan dokumen administrasi,
6. Pengadaan tenaga kerja, dan
7. Pengadaan bahan/material
Penetapan Pelaksana Kegiatan
Dalam tahap ini Kepala Desa memeriksa daftar calon pelaksana kegiatan yang tercantum dalam dokumen RKP Desa yang ditetapkan dalam APBDesa dan selanjutnya menetapkan pelaksana kegiatan dengan keputusan kepala Desa.
Dalam hal pelaksana kegiatan mengundurkan diri, pindah domisili keluar Desa, dan/atau dikenai sanksi pidana kepala Desa dapat mengubah pelaksana kegiatan.
Adapun tugas Pelaksana kegiatan adalah membantu kepala Desa dalam tahapan persiapan dan tahapan pelaksanaan kegiatan
Penyusunan Rencana Kerja
Sebagaimana tugas dari pelaksana kegiatan yang membantu kepala Desa mulai dari tahapan persiapan dan pelaksanaan. rencana kerja yang merupakan bagian dari persiapan minimal memuat :
1. Uraian kegiatan,
2. Biaya,
3. Waktu pelaksanaan,
4. Lokasi,
5. Kelompok sasaran,
6. Tenaga Kerja, dan
7. Daftar Pelaksanaan Kegiatan.
Sosialisasi Kegiatan
Untuk mendorong semangat partisipasi dan transparansi dalam pengelolaan pelaksanaan kegiatan pembangunan Desa, Kepala Desa menginformasikan dokumen RKP Desa, APB Desa dan rencana kerja kepada masyarakat melalui sosialisasi kegiatan yang dilakukan melalui :
1. Musyawarah pelaksanaan kegiatan Desa,
2. Musyawarah dusun,
3. Musyawarah kelompok,
4. Sistem informasi Desa berbasis website,
5. Papan informasi Desa, dan
6. Media lain sesuai kondisi Desa.
Pembekalan Pelaksana Kegiatan
Tahap pembekalan kepada pelaksana kegiatan dalam bentuk bimbingan teknis di koordinir oleh kepala desa dengan pembimbing teknis oleh Pemerintah, pemerintah daerah provinsi, dan/atau pemerintah daerah kabupaten/kota dengan peserta yang terdiri dari :
1. Kepala Desa,
2. Perangkat Desa,
3. Badan Permusyawaratan Desa,
4. Pelaksana kegiatan,
5. Panitia pengadaan barang dan jasa,
6. Kader Pemberdayaan Masyarakat Desa, dan
7. Lembaga pemberdayaan masyarakat.
Adapun mengenai Materi pembekalan meliputi:
1. Pengelolaan keuangan Desa.
Terkait dengan persoalan teknis administrasi pengelolaan keuangan dan teknis penyusunan dokumen pertanggungjawaban keuangan
2. Penyelenggaraan pemerintahan Desa.
Terkait persoalan teknis administrasi kesekretariatan, pendataan, penetapan dan penegasan batas Desa, dan
3. Pembangunan Desa.
Terkait dengan pendayagunaan teknologi tepat guna dalam pengelolaan sumber daya lokal, mekanisme pengadaan barang dan jasa , penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan dan pengelolaan informasi Desa
Penyiapan Dokumen Administrasi Kegiatan
Pelaksana kegiatan melakukan penyiapan dokumen administrasi kegiatan dengan berkoordinasi dengan kepala Desa. Adapun Dokumen administrasi kegiatan yang disiapkan paling tidak meliputi :
1. Dokumen RKP Desa beserta lampiran,
2. Dokumen APB Desa,
3. Dokumen administrasi keuangan,
4. Dokumentasi foto/gambar sebelum kegiatan pembangunan dilakukan,
5. Daftar masyarakat penerima manfaat,
6. Pernyataan kesanggupan pelaksana kegiatan menyelesaikan pekerjaan
Pengadaan Tenaga Kerja dan Bahan/Material
Pelaksanaan kegiatan pembangunan Desa mengutamakan pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya alam yang ada di Desa serta mendayagunakan swadaya dan gotong royong masyarakat.
Pelaksana kegiatan mendayagunakan sumberdaya manusia yang ada di Desa sekurang-kurangnya melakukan :
1. Pendataan kebutuhan tenaga kerja,
2. Pendaftaran calon tenaga kerja,
3. Pembentukan kelompok kerja,
4. Pembagian jadwal kerja, dan
5. Pembayaran upah dan/atau honor.
Pelaksana kegiatan mendayagunakan sumberdaya alam yang ada di Desa,sekurang-kurangnya melakukan:
1. Pendataan kebutuhan material/bahan yang diperlukan;
2. Penentuan material/bahan yang disediakan dari Desa; dan
3. Menentukan cara pengadaan material/bahan.
Besaran harga material/bahan sebagaimana dimaksu,d sesuai dengan perhitungan harga yang tercantum di dalam RKP Desa yang ditetapkan dalam APB Desa.
B. Tahap Pelaksanaan Kegiatan
Kepala Desa mengoordinasikan tahapan pelaksanaan kegiatan yang Sekurang-kurangnya meliputi :
1. Rapat kerja dengan pelaksana kegiatan,
2. Pemeriksaan pelaksanaan kegiatan infrastruktur Desa,
3. Perubahan pelaksanaan kegiatan,
4. Pengelolaan pengaduan dan penyelesaian masalah,
5. Penyusunan laporan hasil pelaksanaan kegiatan,
6. Musyawarah Desa dalam rangka
Pertanggungjawaban hasil pelaksanaan kegiatan, dan
7. Pelestarian dan pemanfaatan hasil kegiatan.
Rapat kerja membahas hal-hal berikut :
1. Perkembangan pelaksanaan kegiatan,
2. Pengaduan masyarakat,
3. Masalah, kendala dan hambatan,
4. Target kegiatan pada tahapan selanjutnya, dan
5. Perubahan kegiatan.
Kepala Desa dapat menambahkan agenda pembahasan rapat kegiatan sebagaimana dimaksud, sesuai dengan kondisi perkembangan pelaksanaan kegiatan yang ada di Desa.
Pemeriksaan Kegiatan Infrastruktur Desa
Dalam proses pemeriksaan kegiatan infrastruktur Desa, Kepala Desa dapat dibantu oleh tenaga ahli di bidang pembangunan infrastruktur sesuai dengan dokumen RKP Desa.
Salah satu prinsip dalam pelaksanaan pembangunan Desa adalah optimalisasi Sumber Daya Manusia yang ada di Desa, maka dalam pengadaan tenaga ahli diutamakan berasal dari masyarakat Desa.
Jika tidak tersedia tenaga ahli yang berasal dari Desa, tenaga ahli dapat berasal satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota yang membidangi pekerjaan umum dan/atau tenaga pendamping profesional.
Perubahan Pelaksanaan Kegiatan
Perubahan terhadap pelaksanaan kegiatan pembangunan di Desa disebabkan adanya kejadian khusus.
Untuk itu Pemerintah daerah kabupaten/kota perlu menetapkan peraturan dalam bentuk PERBUP/PERWALIKOTA tentang kejadian khusus yang berdampak pada perubahan pelaksanaan kegiatan pembangunan di Desa.
Penyebab kejadian khusus tersebut diantaranya adalah:
1. Kenaikan harga.
2. Kelangkaan bahan/material dan
3. Force mayor seperti bencana alam, kebakaran, banjir dan kerusuhan sosial.
Perubahan kegiatan sebagaimana dimaksud, dilakukan dengan ketentuan :
1. Penambahan nilai pagu dana kegiatan yang ditetapkan dalam APB Desa dilakukan melalui: Swadaya masyarakat,Bantuan pihak ketiga, dan/atau, Bantuan keuangan dari pemerintah, pemerintah provinsi, dan/atau pemerintah kabupaten/kota, Tidak mengganti jenis kegiatan yang ditetapkan dalam APB Desa, dan Tidak melanjutkan kegiatan sampai perubahan pelaksanaan kegiatan disetujui oleh kepala Desa.
2. Perubahan kegiatan tersebut dilengkapi dengan bukti administrasi yang berupa: Berita Acara Perubahan Kegiatan, Perubahan desain dan RAB kegiatan khusus untuk kegiatan bidang Infrastruktur Desa. Perubahan pelaksanaan kegiatan ditetapkan dengan keputusan kepala Desa, Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (2), menjadi dasar bagi kepala Desa menetapkan Perubahan Pelaksanaan Kegiatan, dan Perubahan Pelaksanaan Kegiatan ditetapkan dengan keputusan kepala Desa.
Pengelolaan Pengaduan dan Penyelesaian Masalah
Yang perlu dilakukan dalam pengelolaan pengaduan dan penyelesaian masalah minimal meliputi kegiatan :
1. Kotak pengaduan masyarakat,
2. Analisa masalah pengaduan masyarakat,
3. Penetapan status masalah, dan
4. Penyelesaian masalah.
Ketentuan Penanganan pengaduan dan penyelesaian masalah:
1. Menjaga rahasia identitas pelapor/pengadu,
2. Penyelesaian masalah di tingkat pelaksana kegiatan,
3. Sosialisasi tingkat perkembangan penanganan masalah kepada masyarakat Desa,
4. Melibatkan masyarakat Desa, dan
5. Dokumentasi bukti pengaduan, penyelesaian masalah dan hasil kesepakatan yang dituangkan dalam BA Musyawarah Desa.
Penyusunan Laporan Pelaksanaan Kegiatan
Administrasi pelaporan minimal meliputi :
1. Realisasi biaya disertai lampiran bukti-bukti pembayaran,
2. Foto kegiatan infrastruktur Desa kondisi 0%, 40%, 80% dan 100%,
3. Foto terkait partisipasi masyarakat dalam kegiatan pembangunan Desa, dan
4. Gambar terpasang (As Build Drawing)
Berdasarkan dari laporan pelaksanaan kegiatan, Kepala Desa menyusun laporan penyelenggaraan pemerintahan Desa yang akan dibawa pada saat Musyawarah Desa tentang Pelaksanaan Pembangunan Desa.
Musyawarah Desa tentang Pelaksanaan Pembangunan Desa
Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan dalam penyampaian laporan akhir pelaksanaan :
1. Laporan akhir pelaksanaan kegiatan dari pelaksana kegiatan kepada kepala Desa disaksikan oleh Badan Permusyawaratan Desa dan unsur masyarakat Desa,
2. Penyampaian laporan dari Kepala Desa kepada Badan Permusyawaratan Desa tentang laporan pelaksanaan pembangunan Desa,
3. Masyarakat diberikan kesempatan untuk menanggapi laporan pelaksanaan pembangunan Desa,
4. Badan Permusyawaratan Desa, kepala Desa, pelaksana kegiatan dan masyarakat Desa membahas dan menyepakati tanggapan dan masukan masyarakat Desa dimana hasil kesepakatan dituangkan dalam berita acara, dan
5. Perbaikan hasil kegiatan berdasarkan Berita Acara hasil musyawarah Desa.
C. Pertanggungjawaban
Pertanggungjawaban yang merupakan bentuk akuntabitlitas dalam setiap kegiatan disusun berdasarkan penggunaan dana yang diterima dan tahapan perkembangan pelaksanaan kegiatan.
Pelaksanaan pertanggung jawaban ini dilaksanakan dalam Musyawarah Desa dalam rangka pertanggungjawaban hasil pelaksanaan kegiatan.
Social Footer